E-posta Fonksiyonları

İşletmenizin e-posta adresini Desk360'a entegre ettikten sonra müşterilerinizin bu adrese göndereceği tüm e-postalar panelde birer destek talebine dönüşecektir. Bu talepleri e-posta kanalına ait fonksiyonlarla nasıl kullanacağınıza ait detaylı bilgilere bu sayfadan ulaşabilirsiniz.

E-posta Talep Yönetimi

Müşterilerinizin işletmenize gönderdiği e-postaları görüntüleyip yanıtlamak için sol menüden Destek Talepleri sayfasına tıklayın. Platforma birden fazla marka/ürün eklediyseniz, hangi ürününüze ait e-postaları yönetmek istediğinizi sayfanın sol üst köşesinden seçebilirsiniz. Dilerseniz kanal filtresini kullanarak Mail opsiyonunu seçebilir ve yalnızca e-posta taleplerinin listeleme ekranında görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Listeden üzerinde işlem yapmak istediğiniz e-postaya tıklayarak mesajın içeriğini görüntüleyebilirsiniz.

Ortada yer alan ana içerik ekranında seçtiğiniz talebe ait işlemleri göreceksiniz. Üst kısımda talebin statüsü, atanan bilgisi, talep konusu gibi bilgilere ulaşabilirsiniz. Bu alan kanal bağımsız tüm destek talepleri için aynı şekilde görüntülenir. Alıcı, cc ve yönlendirme gibi fonksiyonları ise e-posta kanalı özelinde belirleyebilirsiniz.

Alıcı Bilgisi

E-postanın kimden geldiği, dolayısıyla yanıtınızın kime gönderileceği "Kime" alanından belirlenir. Talebi açan, yani e-postayı gönderen kişinin e-posta adresi "Kime" alanına otomatik olarak yansır. Bu ana alıcıdır ve değiştirilemez. Ancak siz bu e-postayı yanıtlarken bu alana farklı alıcılar ekleyebilirsiniz. Yeni alıcılar eklerken e-posta adreslerini yazdıktan sonra virgül veya enter tuşuna basmanız gerekir. Bunu yapmazsanız yanıtınız eklediğiniz yeni alıcılara ulaşmayacaktır. Eklediğiniz yeni alıcı bilgileri, e-postayı bir kez gönderdikten sonra bu sayfadan kaldırılır. Ancak siz e-postanın alıcı kısmına hangi kişilerin dahil edildiğini, ekranın sağ kısmında bulunan Pratik Eklentiler başlığından takip edebilirsiniz.

CC Bilgisi

Müşterilerinizle e-posta üzerinden yazıştığınızda bu mesajlara zaman zaman farklı ekipten kişilerin dahil olması gerekebilir. Veya yanıtınızın bilgilendirme amaçlı farklı alıcılara da gitmesini istediğiniz durumlarla karşılaşabilirsiniz. CC alanını bu tarz durumlar için kullanabilirsiniz. CC'ye eklediğiniz kişi bilgileri, e-postayı bir kez gönderdikten sonra bu sayfadan kaldırılır. Ancak siz e-postanın cc kısmına hangi kişilerin dahil edildiğini, ekranın sağ kısmında bulunan Pratik Eklentiler başlığından takip edebilirsiniz.

E-posta Yönlendirme

Panele düşen e-postaları başka alıcılara yönlendirmek isterseniz E-posta Yönlendirme fonksiyonunu kullanabilirsiniz. Bunun için CC alanının yanında bulunan Yönlendir butonuna basmanız yeterlidir. Yönlendir butonuna bastığınızda ekranda aşağıdaki popup açılacaktır. Burada bulunan bilgileri doldurup Gönder butonuna bastığınızda e-postanız istediğiniz bir veya birden fazla alıcıya gönderilmiş olur.

Adres alanına mesajı yönlendirmek istediğiniz alıcıların e-posta adreslerini girin. Bu alana birden fazla alıcı adresi girebilirsiniz. Ancak yazdığınız her e-posta adresinden sonra virgül veya enter tuşuna basmayı unutmamalısınız, yoksa sistem bu alıcıları birer adres olarak algılamaz ve yönlendirme işlemi başarısız olur. Bu alanın doldurulması zorunludur.

Konu alanına yönlendirmek istediğiniz e-postanızın hangi konu ile ilgili olduğuna dair not düşebilirsiniz. Herhangi bir konu belirlemediğiniz takdirde e-postanız karşı tarafa ana mesajın konusu neyse o şekilde gidecektir.

Açıklama kısmı e-posta gövdesine yazacağınız ana içerik alanıdır. Bu alanı doldurarak örneğin e-postayı neden yönlendirdiğinizi yazabilir, e-posta geçmişi hakkında bilgi verebilir, e-postayı yönlendirdiğiniz alıcının yapmasını istediğiniz işlemi belirtebilirsiniz.

Bir sonraki alana, alıcıların görmesini istediğiniz bir dosyayı ekleyebilirsiniz. Desteklenen dosya formatlarına bu sayfadan ulaşabilirsiniz. Her biri 20 MB boyutunu geçmeyecek şekilde en fazla 5 dosya ekleyebilirsiniz.

Son olarak, en alttaki kutucuğu işaretlerseniz e-posta geçmişinde aldığınız veya gönderdiğiniz tüm dosyaları yönlendireceğiniz bu mesajın içerisine dahil etmiş olursunuz. E-postayı yönlendireceğiniz kişinin geçmişteki dosyalara ulaşmasını istemiyorsanız bu kutucuğu işaretlememeniz gerektiğini unutmayın.

Editör Desteği

Yazma alanında e-posta kanalına özel olarak kullanabileceğiniz editör desteği sayesinde mesajlarınızı hizalayabilir, numaralandırabilir, kalın veya italik yapabilirsiniz. Ayrıca mesajınıza bir dosya eklemek istiyorsanız, yazma alanının sağ alt kısmında bulunan ataş ikonuna basabilirsiniz. Her biri 20 MB boyutunu geçmeyecek şekilde en fazla 5 dosya ekleyebilirsiniz.

Bayrak ikonlarını ise e-posta şablonunuzun hangi dilde gönderileceğini belirlemek için kullanabilirsiniz. Örneğin, müşteriniz size Türkçe bir e-posta gönderdiyse Türk bayrağı ikonunu seçerek artık bu müşteriden gelecek diğer e-postaların da Türkçe mesaj şablonu ile gönderilmesini sağlarsınız.

Müşteri Bilgileri

Size e-posta gönderen müşterilerinize ait detaylı bilgilere sayfanın sağ kısmında bulunan Genel Bilgiler başlığından ulaşabilirsiniz. Bu alanın en üst kısmında, isim ve e-posta adres bilgisi göreceksiniz. Bu, size e-posta göndererek talebi açmış olan müşterinize ait isim ve adres bilgisidir. Yanıtınız ise bu kişiye gönderilecektir. E-posta özelinde alıcı ve cc gibi bilgiler varsa, bu bilgilere ise Pratik Eklentiler başlığından ulaşabilirsiniz.