Çalışma Saatleri Özelinde Otomatik Yanıtlar

Bu fonksiyon sayesinde birden fazla otomatik yanıt kurgusu oluşturabilirsiniz. Bu sayede müşterilerinize hem mesai saatleri içinde hem de mesai saatleri dışında otomatik olarak farklı yanıtlar gönderebilirsiniz.

Bu fonksiyon şimdilik yalnızca e-posta kanalından gelen destek talepleri için kullanılabilir. Diğer destek talepleri kanalları özelinde yapılacak geliştirmeler için takipte kalın.

Nasıl Kullanırım?

1- Otomatik Yanıtlar sayfasında bulunan Otomatik Yanıt Oluştur butonuna basın.

2- Otomatik yanıt fonksiyonunu aktif etmek istediğiniz ürünü seçin ve kanalınızı Mail olarak ayarlayın.

3- Varsayılan bir dil seçin. Bu seçim sayesinde, talep diline bakılmaksızın tüm dillerde gelen e-postalarınıza varsayılan dil ile otomatik yanıt gönderebilirsiniz.

4- Birden fazla dilde otomatik yanıt göndermek isterseniz, Dil Ekle butonuna basarak diğer dillerinizi de platforma eklemelisiniz. Bir sonraki aşamada dil eşleştirmesi yaparsanız, hangi dilde gelen talebe hangi dilde otomatik yanıt göndereceğinizi seçmiş olursunuz.

Örneğin, varsayılan dilinizi İngilizce ve ikinci bir dil olarak da Türkçeyi seçtiğinizi varsayalım. Bu durumda algılanan dil alanına Türkçe, şablon dili alanına da yine Türkçe seçeneğini ekleyerek Türkçe gelen tüm e-postalara dönülecek otomatik yanıtın da Türkçe olmasını sağlayabilirsiniz. Ancak şablon dilini İngilizce olarak ayarladığınız durumda, Türkçe aldığınız tüm e-postalara otomatik yanıtlar yine İngilizce dilinde olur. Seçim yapmadığınız dilde gelen tüm e-postalara ise otomatik yanıtlarınız varsayılan olarak seçtiğiniz İngilizce dilinde gider.

5- Çalışma Saatleri butonunu aktif hale getirdiğinizde, bu otomatik yanıtın daha önce Çalışma Saatleri sayfasından oluşturduğunuz mesai saatleri içerisinde gönderilmesini sağlarsınız. Henüz oluşturduğunuz bir çalışma saatleri kuralınız yoksa veya daha önceden oluşturduğunuz çalışma saatleri kuralınızı pasif hale getirdiyseniz, buradaki butonu aktifleştiremezsiniz. Bunun için mutlaka aktif bir çalışma saatleri kuralınızın olması gerekir.

Aktif bir çalışma saatleri kuralınız varsa ama siz bu butonu pasif olarak ayarladıysanız, bu durumda otomatik yanıtınız yalnızca mesai saatleri dışında aldığınız e-postalara gönderilir. Hem mesai saatleri içinde hem de dışında gelen müşteri e-postalarına farklı otomatik yanıtlar göndermek isterseniz, biri çalışma saatleri butonun aktif olduğu ve diğerinin ise pasif olduğu iki farklı otomatik yanıt kurgusu oluşturmanız gerekir.

Aktif bir çalışma saatleri kuralınız yoksa, yani müşterilerinize 7/24 destek veriyorsanız, butonu pasif hale getirip gün ve saat fark etmeksizin aldığınız tüm e-postalara aynı yanıtın otomatik olarak gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

6- Konu alanına istediğiniz bir içeriği girerek otomatik yanıtın hangi e-posta konusuyla gideceğini belirleyebilirsiniz. Örneğin konuyu “Destek Talebiniz Hakkında” olarak girdiğinizde, müşterilerinize gidecek otomatik yanıtın konusu “Destek Talebiniz Hakkında – [Talep No] olarak yansır. Çeviri butonuna basarak e-posta konusunu eklediğiniz tüm dillerde güncelleyebilirsiniz.

Hiçbir içerik eklemediğiniz durumlarda, müşterileriniz size e-posta gönderirken konu alanına hangi içeriği girdiyse yanıtınızın konusu da o şekilde [Otomatik Yanıt: Konu – (Talep No.)] gidecektir.

7- “Kimden” alanında Desk360 hesabınıza entegre ettiğiniz e-posta adreslerinin tümü listelenir. İçlerinden birine tıklayarak e-postanın gönderileceği adresi seçebilirsiniz.

8- E-posta metni alanına otomatik yanıtınızın içeriğini girmelisiniz. Çeviri butonuna basarak içeriğinizi eklediğiniz tüm dillerde güncelleyebilirsiniz.

9- Talep Statüsü alanı, Desk360’a düşen e-posta taleplerinize otomatik gönderilen yanıtların, talep durumunu hangi statüyle güncelleyeceğini belirlemenizi sağlar. Çözülen, Çözülmeyi Bekleyen ve Bekleyen olmak üzere üç statü özelinde seçim yapılabilir. Çözülen ve Bekleyen statüye alınması istenen taleplerin konusu “Otomatik Yanıt” olarak güncellenecektir. Çözülmeyi Bekleyen statü seçimi yapıldığında, taleplerin konusu yine aynı şekilde "Otomatik Yanıt" olarak güncellenir, ancak kullanıcılar isterlerse istedikleri bir talep konusu seçerek talepleri çözüldü olarak işaretleyebilirler.

10- Oto-Yanıt Statüsü aktife alındığında, yukarıda oluşturulan kural artık kullanılmaya başlanabilir. Pasife alınan oto-yanıt kuralları tekrar aktifleştirilmediği sürece çalışmayacaktır.

Aktif kullandığınız çalışma saatleri kuralınızı sonradan pasife çekerseniz veya silerseniz, bu kurala bağlı olarak oluşturduğunuz otomatik yanıtlar da pasife geçer ve kullanılamaz. Pasif olan çalışma saatleri kuralını tekrar aktif etseniz dahi, bu kurala bağlı olarak oluşturduğunuz otomatik yanıtları manuel olarak tekrar güncellemeniz gerekir.

Aktif veya pasif fark etmeksizin, her ürün için çalışma saatleri özelinde yalnızca bir otomatik yanıt kuralı oluşturabilirsiniz.